Privacy

Privacybeleid

Privacy en bescherming van persoonsgegevens
Vagebond verwerkt persoonsgegevens. Wij willen iedereen hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacywetgeving
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze nieuwe wet, internationaal de "General data Protection Regulation (GDPR) genoemd, geldt in de hele Europese Unie en gaat onder andere over het bewaren en beschermen van persoonsgegevens.
Deze nieuwe wet heeft ook gevolgen voor onze organisatie.

Privacy statement en privacybeleid
In deze privacyverklaring geven we antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens voor Vagebond

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over iemand zeggen. Bijvoorbeeld: de naam, het adres, de leeftijd enz. Wanneer een combinatie van deze gegevens herleid kan worden naar een persoon spreken we van persoonsgegevens. Wanneer anderen dan de persoon zelf deze persoonsgegevens hebben, moeten ze zorgvuldig hiermee omgaan.
Foto's, geluid en beelddragers worden gezien als persoonsgegevens. Bijzondere gegevens zijn gegevens over bijv. gezondheid, geloof, etniciteit of een strafrechtelijk verleden. Onder historische persoonsgegevens wordt verstaan de gegevens over personen die in het verleden aan het Gilde verbonden waren. 

Van wie verwerkt Vagebond persoonsgegevens?
1. Van vrijwilligers (bijv. de gidsen) die actief zijn binnen Vagebond
2. Oud vrijwilligers
3. Mensen en bedrijven die aan een activiteit van ons hebben meegedaan of (mogelijk) willen doen (deelnemers)
4. Mensen of bedrijven met wie Vagebond een werkrelatie heeft, wilt krijgen of heeft gehad (relaties)

Welke persoonsgegevens van de vrijwilligers verwerkt Vagebond?
1. Van mensen die actief zijn of zijn geweest: 
    - voornaam, achternaam, adres en emailadres, telefoonnummer(s), geboortedatum
    - de periode dat men actief is of is geweest
    - de activiteiten die binnen Vagebond zijn uitgevoerd
    -  een foto, geluids- en/of beeldmateriaal (dit alleen met toestemming van betrokkenen)

2. Van de deelnemers:
     - naam, adres en woonplaats
     - telefoonnummer en (e-mail)adres
     - bijzonderheden die van belang zijn om de activiteit zo goed mogelijk te kunnen laten aansluiten bij hun wensen.

3. Van de relaties:
     - naam, adres en woonplaats
     - telefoonnummer en (e-mail)adres
    - bijzonderheden die te maken hebben met de werkrelatie.

Wie is verantwoordelijk voor het verwerken van de persoonsgegevens?
Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens van mensen die actief zijn of actief zijn geweest. De gegevens worden beheerd door de secretaris van het bestuur. Hetzelfde geldt voor de persoonsgegevens van gasten en relaties.

Waar heeft Vagebond persoonsgegevens voor nodig?
Vagebond verwerkt alleen persoonsgegevens voor zover die nodig zijn om haar activiteiten te kunnen uitvoeren.
Vanuit de organisatie is het noodzakelijk dat vrijwilligers onderling contact kunnen onderhouden en afspraken maken over de te verzorgen activiteit. Daarnaast om iedereen te kunnen informeren over nieuws en belangrijke mededelingen over activiteiten die georganiseerd worden. Ook zijn er praktische zaken waarvoor we gegevens verwerken ter ondersteuning van administratieve processen en verslaglegging.
Van de gasten en relaties worden de gegevens geregistreerd om de organisatie goed te laten functioneren en doelstellingen te realiseren.

Verwerkt Vagebond ook bijzondere persoonsgegevens?
Vagebond verzamelt als regel geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dat nodig is voor de realisatie van de activiteit. We doen dat alleen als we hiervoor toestemming hebben gekregen van de betrokkene(n).

Hoe gaat Vagebond om met de persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden zorgvuldig en niet langer dan noodzakelijk is bewaard.

Waar worden de persoonsgegevens opgeslagen en wie kan over de persoonsgegevens beschikken?
De gegevens worden bewaard bij de infodesk, bij de betreffende coördinator en bij de secretaris. Er wordt uitgegaan van een masterbestand waarin de gegevens van de vrijwilligers worden opgeslagen. Deze personen kunnen over de persoonsgegevens beschikken. Ze zijn bevoegd deze te muteren onder verantwoordelijkheid van de secretaris of een van de coördinatoren. De infodesk medewerker(s) werkt in opdracht van de secretaris of een van de coördinatoren. 
Via een afgeschermd en beveiligd deel van de website krijgen coördinatoren de mogelijkheid om persoonsgegevens van vrijwilligers te raadplegen en te printen.
Coördinatoren krijgen de bevoegdheid om via de infodesk een extract van de opgeslagen informatie over hun eigen onderdeel digitaal op te vragen. Deze gegevens mogen op hun computer worden opgeslagen mits beschermd en moeten worden verwijderd als ze worden vervangen door een nieuw bestand.

Gegevens van de deelnemers worden beheerd door de coördinatoren, (voor hun eigen onderdeel) en voor de stadswandelingen door het secretariaat stadswandelingen. Deze informatie kan ook worden gemuteerd door de medewerkers van de infodesk.
 overeenstemming met de behoeften en wensen van de gasten te kunnen verzorgen. In de vrijwilligersovereenkomst is vastgelegd hoe de gids met deze gegevens moet omgaan. Aan de deelnemers verstrekken wij het telefoonnummer van de vrijwilligers met als doel de activiteit zo goed mogelijk te laten verlopen.

Uitwisseling van persoonsgegevens.
Vagebond wisselt geen persoonsgegevens uit met andere partijen, tenzij toestemmen van betrokkene(n).

Hoelang worden persoonsgegevens bewaard?
Gegevens worden bewaard zolang die nodig zijn voor de werkzaamheden en activiteiten zoals hiervoor beschreven, inclusief de rapportages als jaar- en financiële jaarverslagen. Historische persoonsgegevens worden onbeperkt in tijd bewaard. 

Gegevens inzien, aanpassen en verwijderen.
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. 
Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Vagebond. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand, naar u te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, verwijdering, overdraging van uw gegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar sturen naar info@vagenbond.nl
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan verzoeken wij u een kopie van uw identiteitsbewijs mee te sturen. We reageren zo snel als mogelijk maar in ieder geval binnen vier werken op uw verzoek. Nummers op is identiteitsbewijs kunt u onleesbaar maken om uw privacy te waarborgen.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen en/of klachten over de verwerking van de persoonsgegevens door Vagebond kunt u terecht bij de secretaris, bereikbaar via: info@vagenbond.nl
Tevens wijzen wij u op de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Ondanks de grote zorgvuldigheid die Vagebond betracht bij het verwerken en beheren van persoonsgegevens kan het voorkomen dat zich een datalek voordoet. Bij een datalek gaat het om toegang of vernietiging, wijziging of vrijkomen van persoonsgegevens. Onder datalek valt niet alleen het vrijkomen van gegevens maar ook de onrechtmatige verwerking van gegevens. 
Ieder die van een dergelijk lek op de hoogte is wordt verzocht dit zo snel als mogelijk is te melden bij de secretaris van Vagebond via: info@gildenijmegen.nl

Wijziging privacybeleid
Vagebond behoudt zich het recht voor wijziging aan te brengen in het privacybeleid. Als dat gebeurt worden deze wijzigingen binnen een maand nadat het bestuur daarover een besluit heeft genomen, gepubliceerd op de website van Vagebond.