1. Verantwoordelijkheid
Wie verwerkt jouw gegevens?
Vagebond is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen haar activiteiten. Het bestuur draagt de eindverantwoordelijkheid. Bevoegde medewerkers, coördinatoren of vrijwilligers verwerken gegevens alleen wanneer dat voor hun taak nodig is.
Stuur vragen of verzoeken naar info@vagenbond.nl. Vermeld geen gevoelige persoonsgegevens in de onderwerpregel van je e-mail.
2. Persoonsgegevens
Van wie en welke gegevens verwerken we?
Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar een persoon te herleiden zijn. Vagebond kan gegevens verwerken van deelnemers, klanten, vrijwilligers, gidsen, sollicitanten, stagiairs, supporters, donateurs, contactpersonen en samenwerkingspartners.
| Groep | Mogelijke gegevens | Waarvoor nodig |
|---|---|---|
| Deelnemers en boekers | Naam, contactgegevens, organisatie, boekingsgegevens en relevante wensen | Een aanvraag, boeking of activiteit voorbereiden en uitvoeren |
| Vrijwilligers en gidsen | Naam, adres, contactgegevens, geboortedatum, inzet, periode en afgesproken werkzaamheden | Planning, begeleiding, administratie en onderling contact |
| Sollicitanten en stagiairs | Contactgegevens, opleiding, cv, motivatie, beschikbaarheid en correspondentie | Beoordelen van een mogelijke werk- of stageplaats |
| Supporters en donateurs | Contact-, adres-, aanmeld- en betaalgegevens voor zover nodig | Steun, lidmaatschap, verzending en administratie verwerken |
| Partners en relaties | Naam, functie, organisatie, contactgegevens en afspraken | Samenwerken, offreren, factureren en contact onderhouden |
3. Beeld en gevoelige gegevens
Foto, video en bijzondere persoonsgegevens.
Foto’s, video- en geluidsopnamen kunnen persoonsgegevens zijn. Vagebond gebruikt herkenbaar beeldmateriaal alleen wanneer daarvoor een passende grondslag bestaat en, waar nodig, toestemming is gevraagd.
Bijzondere persoonsgegevens—bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, afkomst of strafrechtelijk verleden—worden niet standaard gevraagd. Als zulke informatie noodzakelijk is voor een veilige en passende activiteit, wordt deze beperkt tot wat echt nodig is en zorgvuldig behandeld.
Deel bij een aanvraag alleen informatie die nodig is. Een medische diagnose is meestal niet nodig; een praktische toegankelijkheidsbehoefte vaak wel.
4. Doeleinden
Waarom gebruiken we persoonsgegevens?
Vragen beantwoorden, voorstellen maken en afspraken bevestigen.
Deelnemers informeren, groepen indelen en gidsen of locaties plannen.
Boekingen, betalingen, facturen, lidmaatschappen en verslaglegging verwerken.
Samenwerken, begeleiden, roosters maken en afspraken vastleggen.
Updates of nieuws sturen wanneer je je daarvoor hebt aangemeld of wanneer dit bij de relatie past.
Dienstverlening evalueren, misbruik voorkomen en de website betrouwbaar houden.
Vagebond verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige reden bestaat, zoals het uitvoeren van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, toestemming of een gerechtvaardigd belang.
5. Ontvangers en bewaartermijnen
Met wie delen we gegevens en hoelang bewaren we ze?
Vagebond verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de activiteit, administratie, website of dienstverlening, wanneer de wet dit verplicht of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Dienstverleners kunnen bijvoorbeeld ondersteuning bieden bij hosting, e-mail, boekingen, betalingen, administratie of verzending. Met partijen die in opdracht persoonsgegevens verwerken worden waar nodig afspraken gemaakt over beveiliging en vertrouwelijkheid.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Soms geldt een wettelijke bewaarplicht, bijvoorbeeld voor financiële administratie. Sollicitatie-, contact- en activiteitgegevens worden verwijderd of beperkt zodra ze niet meer nodig zijn, tenzij een langere bewaring is afgesproken of wettelijk vereist.
6. Jouw rechten
Je houdt zeggenschap over jouw gegevens.
Afhankelijk van de situatie kun je gebruikmaken van de volgende privacyrechten:
Opvragen welke persoonsgegevens Vagebond van je verwerkt.
Onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren.
Verzoeken gegevens te wissen als bewaring niet meer nodig is.
In bepaalde gevallen het gebruik tijdelijk laten beperken.
Bezwaar maken tegen een verwerking die op een belang is gebaseerd.
Gegevens in een bruikbaar digitaal formaat ontvangen als dit recht geldt.
Eerder gegeven toestemming intrekken voor toekomstig gebruik.
Stuur je verzoek
Mail naar info@vagenbond.nl en beschrijf duidelijk welk recht je wilt gebruiken.
Identiteit controleren
Vagebond kan aanvullende informatie vragen als dat nodig is om je identiteit zorgvuldig vast te stellen.
Reactie binnen één maand
Je ontvangt in beginsel binnen één maand een reactie. Bij een complex verzoek kan de wettelijke verlenging gelden.
7. Website
Website, formulieren en externe diensten.
Wanneer je de website gebruikt, kunnen technisch noodzakelijke gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browserinformatie, tijdstip en bezochte pagina. Deze gegevens kunnen nodig zijn voor beveiliging, foutopsporing en het functioneren van de website.
Voor niet-noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken wordt waar vereist vooraf toestemming gevraagd. Externe onderdelen—zoals YouTube, WhatsApp, betaal-, boekings- of donatieplatforms—hebben een eigen privacybeleid zodra je hun dienst opent of gebruikt.
Controleer ook het privacybeleid van een externe dienst voordat je daar persoonsgegevens of betaalgegevens invoert.
8. Zorgvuldigheid
Beveiliging en datalekken.
Vagebond neemt passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik. Toegang wordt beperkt tot personen die de gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
Vermoed je dat persoonsgegevens bij Vagebond verkeerd terecht zijn gekomen of onbevoegd toegankelijk zijn? Meld dit dan zo snel mogelijk via info@vagenbond.nl met als onderwerp “Melding mogelijk datalek”. Deel in de eerste e-mail alleen de informatie die nodig is om de melding te onderzoeken.
9. Vragen, klachten en wijzigingen
Neem contact op als iets niet duidelijk is.
Voor vragen, een privacyverzoek of een klacht over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je mailen naar info@vagenbond.nl.
Kom je er samen met Vagebond niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Vagebond kan deze verklaring aanpassen wanneer de werkwijze, website of wetgeving verandert. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.